অধিকাংশ সাধারণ ব্যবহারকারীরা সরাসরি সাইটে ই-মেইলের মাধ্যমে কাজ করেন। এটি যে কার্যকারিতা প্রদান করে তা ইমেল তৈরি এবং গ্রহণ করার জন্য যথেষ্ট। কিন্তু আপনি যদি একই চিঠি বিপুল সংখ্যক লোককে পাঠাতে চান, আপনাকে একটি নির্দিষ্ট সময়ে একটি নির্দিষ্ট বার্তা পাঠাতে হবে, ছুটিতে সমুদ্র সৈকতে বাস্কিং করার সময় একজন ব্যক্তির অংশগ্রহণ ছাড়াই চিঠি পাঠানো চালিয়ে যেতে হবে? এই ধরনের ক্ষেত্রে, স্বয়ংক্রিয় মেলিংয়ের জন্য সমস্ত ধরণের প্রোগ্রাম এবং পরিষেবাগুলি উদ্ধারে আসে। তারা কার্যকারিতা, অর্থপ্রদান/বিনামূল্যে, কাজের বৈশিষ্ট্য এবং অন্যান্য অনেক কারণের মধ্যে পৃথক, তবে যা তাদের একত্রিত করে তা হল কাজ করার জন্য তাদের একজন ব্যক্তির অবিরাম উপস্থিতির প্রয়োজন নেই। বিভিন্ন সামঞ্জস্যযোগ্য বিরতির সাথে ইমেলগুলি 24 ঘন্টা পাঠানো যেতে পারে।
আমাদের নিউজলেটার দরকার কেন?
ওয়েবসাইটটি প্রধান এবং সবচেয়ে কার্যকর বিপণনের হাতিয়ার এই মতামত সত্য থেকে অনেক দূরে। এককভাবে একটি পণ্য বা পরিষেবার বেশিরভাগ ক্রেতাএকটি ওয়েব পৃষ্ঠা পরিদর্শন এখনও একটি ক্রয় সিদ্ধান্ত নিতে প্রস্তুত নয়. কারণগুলি ভিন্ন হতে পারে, এবং শেষ স্থানে নয় সাধারণ বিস্মৃতি। গ্রাহকরা কেবল তাদের মনোযোগ আকর্ষণ করে এমন কিছু দেখেছেন বলে মনে করেন না। কিছু সম্ভাব্য ক্রেতারা শেষ পর্যন্ত কেনাকাটা না করা পর্যন্ত তাদের বারবার নিজেদের মনে করিয়ে দিতে হবে। এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো ইমেলটি একটি অনুস্মারক হিসাবে কাজ করে৷
ইমেল ক্লায়েন্ট এবং পরিষেবার সম্ভাবনা
চিঠিপত্রের স্বয়ংক্রিয় মেলিংয়ের জন্য অনেকগুলি প্রোগ্রাম এবং পরিষেবা রয়েছে, অর্থপ্রদান এবং বিনামূল্যে উভয়ই৷ তাদের কার্যকারিতা মানুষের হস্তক্ষেপ ছাড়া চিঠি পাঠানোর মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়, এর ক্ষমতা অনেক বিস্তৃত:
- গণ মেইল করার আগে, চিঠির কার্যকারিতা এই চিঠিগুলি পাঠানো এবং বিতরণের পরিসংখ্যান অধ্যয়ন করে ব্যবহারকারীদের একটি নির্বাচিত গোষ্ঠীতে পরীক্ষা করা যেতে পারে, সেগুলি পাওয়ার পরে গ্রাহকদের কার্যকলাপ৷
- পরিষেবাগুলি আপনাকে ডেলিভারি ত্রুটি সম্পর্কে পরিষেবা বার্তাগুলি প্রক্রিয়া করে নিয়মিতভাবে গ্রাহকদের তালিকা আপডেট করার অনুমতি দেয়৷ এইভাবে, সিস্টেম সংস্থানগুলি এমন ঠিকানাগুলিতে অকেজো মেল করার জন্য নষ্ট হয় না যেগুলি আর বিদ্যমান নেই৷
- ইমেলগুলিতে লিঙ্ক ক্লিকের পরিসংখ্যানগত ডেটা একটি বিজ্ঞাপন প্রচারের কার্যকারিতা মূল্যায়নে সহায়তা করবে৷
- গ্রাহকদের অবস্থান নির্ধারণের জন্য অন্তর্নির্মিত প্রযুক্তি আপনাকে ভূগোলের উপর ভিত্তি করে মেইল করার জন্য অক্ষর নির্বাচন করার অনুমতি দেবে৷
- অক্ষর পাঠানোর ভিত্তিটি বিভিন্ন স্বয়ংক্রিয় উপায়ে পুনরায় পূরণ করা যেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, স্ক্যান করেওয়েবে সাইট।
অক্ষরের স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলিও কনফিগার করা হয়েছে। এটি দরকারী হবে, উদাহরণস্বরূপ, চলে যাওয়ার সময়। যে ব্যক্তি এটি লিখেছেন তাকে জানানো যেতে পারে যে চিঠিটি গৃহীত হয়েছে, তবে এর উত্তর কিছু সময় পরে ফিরে আসবে। যদি ইমেল ঠিকানায় কোনো পরিবর্তন হয়ে থাকে, তাহলে পুরানো ঠিকানায় পাঠানো মেইল পাওয়া খুব সহজ - শুধু ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করুন। কিন্তু যারা লিখছেন তাদের কিভাবে জানাবেন যে পুরানো ঠিকানা আর প্রাসঙ্গিক নয়, এবং পরের বার সরাসরি অন্য একজনকে লিখতে ভাল? এবং স্বয়ংক্রিয় লেখা এতে সাহায্য করবে।
এই জাতীয় প্রোগ্রামগুলিতে সাধারণত সাধারণ অক্ষর টেমপ্লেট থাকে যা সহজেই আপনার প্রয়োজন অনুসারে পরিবর্তন করা যেতে পারে। এই সবের জন্য ধন্যবাদ, স্বয়ংক্রিয় মেইলিং আপনাকে বিজ্ঞাপন, প্রক্রিয়াকরণ এবং চিঠিপত্র বিশ্লেষণের জন্য ন্যূনতম সময় এবং অর্থ ব্যয় করে পণ্য ও পরিষেবার প্রচার করতে দেয়।
কী পাঠাবেন?
সবচেয়ে জনপ্রিয় চিঠিগুলি হল শুভেচ্ছা (উদাহরণস্বরূপ, সম্পদে নিবন্ধন করার পরে) এবং কৃতজ্ঞতা (উদাহরণস্বরূপ, একটি নিখুঁত অর্ডার বা একটি কোম্পানির সাথে দীর্ঘমেয়াদী সহযোগিতার জন্য)।
অভিবাদনগুলি সর্বাধিক পঠিত চিঠি। লোকেরা সেগুলি দেখতে অভ্যস্ত, তাদের বেশিরভাগই কিছু দরকারী বা আকর্ষণীয় তথ্যের সন্ধানে সেগুলি খোলে৷
কৃতজ্ঞতা পত্রে নিয়মিত গ্রাহকদের জন্য অর্ডার, বিতরণ পদ্ধতি, বিভিন্ন প্রচার এবং ডিসকাউন্ট সম্পর্কে তথ্য থাকতে পারে। এই সমস্ত কিছু মানুষকে আকৃষ্ট করে, এবং এই জাতীয় চিঠিগুলি, একটি নিয়ম হিসাবে, পড়া হয় বা অন্তত অকপটে দেখা হয়৷
স্বয়ংক্রিয় লেখা যাবেএকজন ব্যক্তি যেগুলি কিনেছেন বা যেগুলিতে তিনি আগ্রহী ছিলেন সেগুলির সাথে সম্পর্কিত পণ্যগুলি অফার করে৷ চিঠিগুলি আপনাকে অভিনন্দন জানাতে অনুমতি দেবে, উদাহরণস্বরূপ, শুভ জন্মদিন, একটি পৃথক সুবিধাজনক অফার তৈরি করে৷
গ্রাহকের জটিল সমস্যা নিয়ে কাজ করার জন্য অবশ্যই বিশেষজ্ঞদের আগে থেকেই প্রয়োজন হবে। তবে সহজ সমস্যাগুলি, স্বয়ংক্রিয় চিঠিগুলির জন্য ধন্যবাদ, ব্যবহারকারীদের প্রয়োজন হলে ঘড়িতে এবং প্রতিদিন সমাধান করা যেতে পারে৷
সমস্ত প্রোগ্রাম এবং পরিষেবাগুলির মধ্যে, মাইক্রোসফ্টের আউটলুক প্রোগ্রামটি সুপরিচিত, তাই মেলিং তালিকা তৈরি করার পদ্ধতি, স্বয়ংক্রিয় উত্তর এবং অন্যান্য ঠিকানায় নির্দিষ্ট চিঠিগুলি ফরোয়ার্ড করার পদ্ধতিগুলি এর উদাহরণ ব্যবহার করে বিবেচনা করা হবে৷
নিউজলেটার
লোকদের একটি বৃহৎ গোষ্ঠীকে একটি চিঠি পাঠাতে, প্রতিবার মেইলিং তালিকায় তাদের ম্যানুয়ালি যোগ করার দরকার নেই৷ এটি করার জন্য, আপনি একটি মেইলিং তালিকা তৈরি করতে পারেন। প্রোগ্রামের "প্রধান" ট্যাবে, আপনাকে অবশ্যই "একটি পরিচিতি গোষ্ঠী তৈরি করুন" আইটেমটি নির্বাচন করতে হবে, তারপরে এই গোষ্ঠীর জন্য একটি নাম নির্দিষ্ট করুন এবং এতে সদস্য যোগ করুন। অংশগ্রহণকারীদের তালিকা এবং গ্রুপের নাম, প্রয়োজনে, সম্পূর্ণরূপে সম্পাদনা বা মুছে ফেলা হয়। একই পরিচিতি একটি নির্বিচারে বিপুল সংখ্যক ব্যবহারকারী গ্রুপে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে যেখানে স্বয়ংক্রিয় মেইলিং সঞ্চালিত হবে। এতে অনেক সময় বাঁচে।
স্বয়ংক্রিয় লেখা: কীভাবে করবেন
কখনও কখনও একটি কঠোরভাবে সংজ্ঞায়িত সময়ে একটি স্বয়ংক্রিয় চিঠি পাঠানোর প্রয়োজন হয়, এবং প্রেরকের অনুপস্থিতিতে কম্পিউটারে। আউটলুকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠানো আপনাকে এটি করতে দেয়। নিয়মিত চিঠি লিখতে হবেআপনি যে ফাইলগুলি এটিতে চান তা সংযুক্ত করুন, প্রাপক(গুলি) বা মেইলিং তালিকা নির্দিষ্ট করুন এবং তারপর "বিকল্প" মেনু বিভাগে যান৷ এই বিভাগে আরও, আইটেম "বিলম্বিত বিতরণ" নির্বাচন করা হয়েছে, এবং তারপর - "যতক্ষণ পর্যন্ত বিতরণ করবেন না"। তারপরে চিঠি পাঠানোর তারিখ এবং সময়, ডেলিভারির উপস্থিতি বা অনুপস্থিতি এবং বিজ্ঞপ্তি পড়া ইত্যাদি সহ সমস্ত প্রয়োজনীয় প্যারামিটারগুলি কনফিগার করা হয়।
সমস্ত প্রয়োজনীয় ডেটা উল্লেখ করার পর, একটি ইমেল পাঠান। এটি প্রেরিত চিঠিগুলির ফোল্ডারে সংরক্ষণ করা হবে, তবে এটি প্রকৃতপক্ষে শুধুমাত্র নির্দিষ্ট দিনে এবং ঘন্টায় প্রাপকের কাছে যাবে। এটি গুরুত্বপূর্ণ যে এই সময়ে কম্পিউটারটি চালু করা হয়েছে, এটিতে প্রোগ্রামটি চলছে এবং একটি ইন্টারনেট সংযোগও রয়েছে। যদি এই শর্তগুলি সঠিক সময়ে তৈরি করা না হয়, তাহলে অবশেষে পূরণ হওয়ার মুহুর্তে স্বয়ংক্রিয়ভাবে চিঠি পাঠানো হবে। এটি খুব সুবিধাজনক নয়, তবে আপনি এটি সম্পর্কে কিছুই করতে পারবেন না৷
আউটলুক ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফরোয়ার্ড করুন
প্রথম ঠিকানার কাছ থেকে অন্যদের কাছে চিঠি পাঠানোর দুটি উপায় আছে - ফরোয়ার্ডিং এবং রিডাইরেক্ট করা। ফরোয়ার্ড করা চিঠিগুলি বিষয়ের সংক্ষিপ্ত রূপ FW এর উপস্থিতির দ্বারা আলাদা করা হয় এবং প্রাপক দেখেন যে চিঠিটি মূলত কোন ঠিকানা থেকে পাঠানো হয়েছিল এবং যেখান থেকে এটি তার কাছে পাঠানো হয়েছিল। পুনঃনির্দেশটি প্রাপকের কাছে লক্ষণীয় নয়, তিনি প্রথম প্রেরকের পাঠানো চিঠিটি দেখেন৷
ফরোয়ার্ডিং নিয়ন্ত্রণ
আপনি হয় একেবারে সমস্ত বার্তা ফরোয়ার্ডিং সেট আপ করতে পারেন, বা কী এবং কখন ফরোয়ার্ড করা উচিত তা নিয়ন্ত্রণ করে নিয়ম তৈরি করতে পারেন৷ এই ক্ষেত্রে, ফরোয়ার্ড করা বার্তাগুলি ফোল্ডারে সংরক্ষণ করা হয়"ইনবক্স"। প্রোগ্রামটি প্রেরিত চিঠিটি বিশ্লেষণ করে এবং যদি এটি নিয়মে উল্লেখিত শর্ত পূরণ করে, তবে এটি এই নিয়ম দ্বারা নির্দিষ্ট ক্রিয়া সম্পাদন করে। এটি শুধুমাত্র অক্ষরগুলির স্বয়ংক্রিয় ফরওয়ার্ডিং বা তাদের প্রতিক্রিয়া হতে পারে না, এটি একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে স্থানান্তরিত করা, যেমন বাছাই করা, মুছে ফেলা ইত্যাদি।
আগত চিঠিপত্র প্রক্রিয়াকরণের জন্য নিয়ম তৈরি করতে, আপনাকে অবশ্যই প্রোগ্রামের প্রধান ট্যাবে "নিয়ম" আইটেমটি নির্বাচন করতে হবে। আরও, "নিয়ম এবং সতর্কতাগুলি পরিচালনা করুন" মেনুতে, প্রাপ্ত চিঠিগুলি প্রক্রিয়া করার জন্য অ্যালগরিদমগুলি ইতিমধ্যেই সরাসরি কনফিগার করা হয়েছে৷
ফরওয়ার্ড অস্বীকার
কিছু ইমেল ফরোয়ার্ড করা যায় না - এটি ঘটে যখন প্রেরক তাদের পাঠানো মেইলে সুরক্ষা রাখে, প্রাপককে অন্য কারো সাথে এই তথ্য ভাগ করতে বাধা দেয়। এই ধরনের নিষেধাজ্ঞা শুধুমাত্র প্রেরক দ্বারা সরানো হয়, প্রাপক এটি কোনভাবেই করতে পারবেন না।
এছাড়াও কোম্পানিগুলিতে, সিস্টেম অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তাদের নিজস্ব নিয়ম সেট করতে পারেন যা কোম্পানির নেটওয়ার্কের বাইরে এবং কখনও কখনও এমনকি এটির মধ্যেও চিঠির সম্পূর্ণ ফরোয়ার্ডিংকে সীমাবদ্ধ বা নিষিদ্ধ করে। এটি কর্পোরেট তথ্য রক্ষা করার জন্য করা হয়৷
স্বয়ংক্রিয় উত্তর
যদি ঠিকানা একজন ব্যবসায়িক ভ্রমণ, ছুটি, অসুস্থতা বা অন্য কোনো কারণে অনুপস্থিত থাকে, চিঠির স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করা যেতে পারে। যদি মেলটি একটি কর্পোরেট মেইল পরিষেবাতে অবস্থিত হয়, তাহলে আপনি কোম্পানির অন্যান্য কর্মচারীদের কাছ থেকে এবং বাইরে থেকে প্রাপ্ত চিঠিগুলির জন্য বিভিন্ন প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে পারেন৷
এই ফাংশনটি সক্ষম করতে, "ফাইল" বিভাগে প্রোগ্রাম মেনুতে, "স্বয়ংক্রিয়-উত্তর" আইটেমটি নির্বাচন করুন, যেখানে আপনাকে অবশ্যই "স্বয়ংক্রিয়-উত্তর পাঠান" নির্বাচন করতে হবে। এই বিভাগে, চিঠিগুলির পাঠ্য লেখা হয় এবং এই উত্তরগুলি যে সময়কালে পাঠানো হবে তা নির্দেশিত হয়। ব্যবহারকারী যদি এই সময়সীমা শেষ হওয়ার আগে অনলাইনে থাকে, তাহলে তাকে বৈশিষ্ট্যটি নিষ্ক্রিয় করতে বলা হবে৷
স্বয়ংক্রিয়-উত্তরগুলির বৈধতার সময়কালের জন্য, আপনি মেল প্রক্রিয়াকরণের নিয়মগুলি সেট করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, সেগুলি কোম্পানির অন্যান্য কর্মচারীদের কাছে পাঠানোর জন্য যারা উদ্ভূত সমস্যাগুলি সমাধান করতে পারে ইত্যাদি।
প্রোগ্রামটিতে বিস্তারিত সাহায্য পাওয়া যায়, সেইসাথে এটির সাথে কাজ করার সময় সাধারণ ভুলগুলি এড়াতে সাহায্য করার জন্য টুলটিপস।
