অধিকাংশ আধুনিক কোম্পানিগুলি ইন্টারনেট ব্যবহারের মাধ্যমে গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগ রাখে: ইমেল, সামাজিক নেটওয়ার্ক এবং তাত্ক্ষণিক মেসেঞ্জার৷ এটি জনসাধারণের সাথে যোগাযোগ করার প্রক্রিয়াটিকে ব্যাপকভাবে সহজতর করে, তবে নিরাপত্তা এবং বিশ্বাসের সাথে কিছু সমস্যাও সৃষ্টি করে। প্রতারকরা ব্যবহারকারীদের প্রতারিত করতে প্রতিষ্ঠানের নাম ব্যবহার করতে পারে। অতএব, কোম্পানির অ্যাকাউন্টগুলিকে অনন্য দেখাতে হবে এবং আনুষ্ঠানিকতা নিশ্চিত করতে হবে। এর জন্য, কোম্পানির ডোমেইন সহ কর্পোরেট ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করা হয়। তারা কেবল নিশ্চিত করতে দেয় না যে এই যোগাযোগের চ্যানেলটি সরাসরি সংস্থার দিকে নিয়ে যায়, তবে এর গুরুত্ব এবং প্রতিনিধিত্বের উপরও জোর দেয়।
কর্পোরেট মেইল: সংজ্ঞা এবং সৃষ্টি
আপনি যদি একটি কর্পোরেট ইমেল কীভাবে তৈরি করবেন তা নিয়ে ভাবছেন, তবে প্রথমে এটি কী এবং কীভাবে আপনি সমস্যাটি সমাধান করতে পারেন তা বুঝতে এটি কার্যকর হবে৷
কর্পোরেট মেইল হল ইলেকট্রনিক মেল ঠিকানাগুলির একটি সিস্টেম, যা কোম্পানির প্রশাসন দ্বারা পরিচালিত হয়,@ চিহ্নের পরে ঠিকানায় একটি পৃথক ডোমেন রয়েছে এবং ব্যবসা করার জন্য নির্দিষ্ট উত্সর্গীকৃত সংস্থান রয়েছে: একটি ভাগ করা ক্যালেন্ডার, ক্লাউড স্টোরেজ, স্বয়ংক্রিয় মেইলিং৷ এই ধরনের মেল অন্যান্য বিকল্পগুলি প্রদান করে, যেমন কর্মচারী অ্যাকাউন্টগুলি পরিচালনা করা, সেগুলি তৈরি করা এবং ছোট এবং সাধারণ মেলবক্স ঠিকানাগুলি ব্যবহার করা৷
অনেক হোস্টার তাদের ক্লায়েন্টদের নিজস্ব কর্পোরেট মেল পরিষেবা অফার করে। এছাড়াও আপনি বিশেষ হার্ডওয়্যার কিনে বা ক্লাউড সার্ভারে হোস্ট করে একটি মেল সার্ভার তৈরি করতে পারেন। তবে সম্ভবত সবচেয়ে সহজ এবং সবচেয়ে সস্তা উপায় হল গুগল বা ইয়ানডেক্স থেকে বড় মেইল পরিষেবাগুলির পরিষেবাগুলি ব্যবহার করা৷
ডোমেন নিবন্ধন
"কিভাবে আপনার নিজের ডোমেন দিয়ে একটি কর্পোরেট মেইল তৈরি করবেন" প্রশ্নের পরে প্রথমে যে বিষয়টি নিয়ে ভাবতে হবে তা হল আপনার নিজের ডোমেন তৈরি করা। আপনি বিশেষ রেজিস্ট্রার বা হোস্টারের সাথে এটি করতে পারেন যারা ডোমেন নাম ভাড়া নেয়। এটি করার জন্য, আপনাকে আপনার ডোমেন কোন অঞ্চলে হবে তা চয়ন করতে হবে। এখন তাদের মধ্যে বিপুল সংখ্যক রয়েছে: জাতীয় (.ru,.ua,.de) এবং আঞ্চলিক (.su,.eu) থেকে পেশা এবং আগ্রহের সাথে সম্পর্কিত (.online,.run,.website,.club,.খেলা,. চাকরি)। এখানে 1,000 টিরও বেশি বিভিন্ন অঞ্চল রয়েছে এবং ভাড়ার মূল্য 100 থেকে কয়েক হাজার রুবেল পর্যন্ত পরিবর্তিত হতে পারে, জোনের একচেটিয়াতা এবং বিরলতার উপর নির্ভর করে।
এছাড়া, যদি পছন্দসই ডোমেন নামটি ইতিমধ্যে নেওয়া হয়ে থাকে তবে আপনি এটি কেনার চেষ্টা করতে পারেন, তবে ইস্যু মূল্য কমপক্ষে কয়েক হাজার হাজার রুবেল হবে। আপনি যদি এর অধীনে একটি সাইট তৈরি বা স্থানান্তর করার পরিকল্পনা করেন তবে এটি মূল্যবানডোমেইন।
যখন আপনি একটি কর্পোরেট মেইল ডোমেন তৈরি করতে পেরেছেন, আপনি মেইল সার্ভারের কাজ সম্পর্কে চিন্তা করতে পারেন।
আপনার ডোমেনের সাথে মেল সার্ভার ইঞ্জিন
মেল তৈরি করা শুরু করার জন্য, আপনাকে অন্তত মেইল সার্ভারের মৌলিক বিষয়গুলো বুঝতে হবে।
ইমেল পাঠাতে এবং গ্রহণ করার জন্য একটি মেইল সার্ভার প্রয়োজন। এটি প্রাপকের সার্ভারের সাথে একটি সংযোগ স্থাপন করতে নির্দিষ্ট ডোমেন সেটিংস ব্যবহার করে। এই সেটিংসগুলিকে MX রেকর্ড বলা হয় এবং সার্ভারগুলি একটি প্রদত্ত ডোমেনের জন্য ইনকামিং মেল গ্রহণ করে এমন প্রোগ্রামে তথ্য সরবরাহ করে। বার্তাগুলি গ্রহণ করতে, সার্ভারটি প্রেরকের ডোমেনের সাথেও যোগাযোগ করে এবং এসপিএফ রেকর্ড থেকে ডেটা পার্স করে যা নির্দেশ করে যে কোন সার্ভারটি বার্তা পাঠাতে ডোমেনটি ব্যবহার করতে পারে। উৎসের নিরাপত্তা নিশ্চিত করে একটি DKIM কী উপস্থিতির মাধ্যমেও ডোমেনটি যাচাই করা হয়।
তাই মেইল সার্ভারের সাথে কাজ করার জন্য আপনার ডোমেনের অবশ্যই DNS-এ সঠিক MX এবং SPF মান থাকতে হবে। প্রচুর সংখ্যক মেল সার্ভার রয়েছে তবে সবচেয়ে অ্যাক্সেসযোগ্য, নির্ভরযোগ্য এবং সুরক্ষিত একই সাথে সবচেয়ে জনপ্রিয় - এগুলি হল গুগল এবং ইয়ানডেক্স পরিষেবা। তাদের সুবিধাগুলি হল একটি ডোমেনের জন্য একটি মেল সার্ভারের বিনামূল্যে হোস্টিং (স্থায়ীভাবে ইয়ানডেক্সের জন্য এবং 2 সপ্তাহের জন্য Google-এর জন্য), পেশাদার এবং সময়োপযোগী সহায়তা, মেলের সাথে কাজ করার জন্য অবিরাম সমর্থন৷
Google এ একটি কর্পোরেট মেইল কিভাবে তৈরি করবেন?
কর্পোরেট মেইল ব্যবহার করা শুরু করুনব্যবসার জন্য একটি বিশেষ পরিষেবাতে নিবন্ধন করার পরে Google থেকে সম্ভব - G Suite। এটি করতে, পরিষেবা পৃষ্ঠায় যান এবং নিম্নলিখিত ডেটা নির্দিষ্ট করুন:
- কোম্পানির নাম।
- কর্মচারীর সংখ্যা।
- ডোমেন নাম (যদি উপলব্ধ না হয়, আপনি সরাসরি পরিষেবা পৃষ্ঠা থেকে নিবন্ধন করতে পারেন)।
- ফোন নম্বর।
- যে মেইলিং ঠিকানা আপনি নিয়মিত চেক করেন।
রেজিস্টার করার পর, ব্যবহারকারী আরও কর্পোরেট মেইল কনফিগার করার সুযোগ পায়।
কিন্তু সবার আগে, আপনাকে ডোমেনের মালিকানা নিশ্চিত করতে হবে। এটা সুবিধাজনক যে Google রেজিস্ট্রার নির্ধারণ করে এবং নিশ্চিতকরণের জন্য তার সাথে DNS সেট আপ করার বিষয়ে সুপারিশ করে। এটি 4টি উপায়ে করা যেতে পারে:
- TXT রেকর্ডের মাধ্যমে।
- CNAME এর মাধ্যমে।
- MX রেকর্ডের মাধ্যমে।
- সাইটে HTML কোডের মাধ্যমে (যদি থাকে)।
প্রথম পদ্ধতিতে ডোমেনের DNS সেটিংসে একটি TXT নিয়ন্ত্রণ রেকর্ড যোগ করা জড়িত, যা G Suite দ্বারা সরবরাহ করা হবে। দ্বিতীয় এবং তৃতীয় পদ্ধতি শুধুমাত্র রেকর্ডের ধরনে প্রথম থেকে পৃথক। এবং চতুর্থটি শুধুমাত্র আপনার ওয়েবসাইট থাকলেই করা যেতে পারে: আপনাকে একটি নির্দিষ্ট নামের (পরিষেবা দ্বারা সেট করা) একটি পৃষ্ঠা তৈরি করতে হবে এবং এতে নির্দিষ্ট যাচাইকরণ কোড যোগ করতে হবে।
নিশ্চিতকরণের পরে, কর্পোরেট মেইল সেটিংস উপলব্ধ হবে৷
Google মেল সেটিংস এবং বৈশিষ্ট্য
Google কাস্টমাইজ করার জন্য বিভিন্ন উন্নত সেটিংস এবং বৈশিষ্ট্য প্রদান করে, যার সবকটি অর্থপ্রদান করা হয়। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন:
- প্রথম, জন্যউন্নত নিরাপত্তার জন্য, আপনি একক সাইন-অনের মতো বৈশিষ্ট্যগুলি সক্ষম করতে পারেন৷ এটি আপনাকে বিশেষভাবে এই লোকেদের সাথে লগ ইন করার জন্য একটি ওয়েব পৃষ্ঠা ব্যবহার করে মেল অ্যাকাউন্টগুলিতে কর্মচারীদের অনুমোদন করতে দেয়৷ অথবা, উদাহরণস্বরূপ, পাসওয়ার্ড ম্যানেজমেন্ট, যা আপনাকে হারিয়ে যাওয়া পুনরুদ্ধার বা কর্মচারী পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করতে দেয়। Google API পরিচালনার পাশাপাশি, যা মেইলবক্স এবং ড্রাইভ থেকে তৃতীয় পক্ষের পরিষেবাগুলিকে নিষ্ক্রিয় করা সম্ভব করে৷
- সেকেন্ড, আপনি মেল সিস্টেমে ব্যবহারকারীদের যোগ করতে পারেন। এটি করার জন্য, আপনাকে সংশ্লিষ্ট প্যানেলে "+" আইকনে ক্লিক করতে হবে এবং আপনার সিস্টেমে একটি নতুন মেইলিং ঠিকানা নির্দেশ করে এবং আসল পাসওয়ার্ড সেট করে কর্মচারী সম্পর্কে তথ্য লিখতে হবে। এই ডেটা ব্যবহার করে, তিনি তার কর্পোরেট অ্যাকাউন্টে লগ ইন করতে সক্ষম হবেন৷
- তৃতীয়, আপনি প্রয়োজনে ইমেল ঠিকানার জন্য উপনাম তৈরি করতে পারেন। অর্থাৎ, দ্বিতীয় ঠিকানা, যে চিঠিগুলি থেকে আসল ঠিকানায় পাঠানো হবে৷
- চতুর্থ, কর্মীদের যোগাযোগ করার জন্য গ্রুপ এবং গণ মেইলিং সংগঠিত করার একটি বিকল্প রয়েছে।
একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট ছাড়াও, সমস্ত কর্মীরা কমপক্ষে 30 GB ডিস্ক স্পেস, একটি সিঙ্ক্রোনাইজড ক্যালেন্ডার, একটি Google+ অ্যাকাউন্ট এবং সমস্ত Google পরিষেবাগুলিতে অ্যাক্সেস পাবেন৷
ইয়ানডেক্সে কর্পোরেট মেইল কিভাবে তৈরি করবেন?
এটি করার জন্য, আপনাকে Google পরিষেবার মতো প্রায় একই পদক্ষেপগুলি করতে হবে৷ আপনাকে Yandex. Mail-এ একটি ডোমেন নিবন্ধন করতে হবে, নিশ্চিত করুন যে এটি আপনার (html কোডের মাধ্যমে এবং MX সেটিংসের মাধ্যমে) এবং সেটিংসের সাথে এগিয়ে যান৷
একটি সামান্য পার্থক্য আছে -ম্যানুয়াল DNS সেটিংস এড়াতে "Yandex" ব্যবহারকারীকে সার্চ জায়ান্টের নিয়ন্ত্রণে তার ডোমেন অর্পণ করার প্রস্তাব দেয়। ইয়ানডেক্সের বিস্তারিত নির্দেশাবলী অনুসরণ করে রেজিস্ট্রারের ওয়েবসাইটের মাধ্যমে এটি করা যেতে পারে।
এই সব করার পরে, আপনি Yandex থেকে একটি ডোমেনের জন্য বিনামূল্যে মেইলের সমস্ত সম্ভাবনা সম্পর্কে শিখতে শুরু করতে পারেন।
Yandex মেলের জন্য সেটিংস এবং বিকল্প
ইয়ানডেক্স প্রথম যে কাজটি করার প্রস্তাব দেবে তা হল আপনার ডোমেনের জন্য একটি DKIM রেকর্ড যোগ করা যাতে ইমেলগুলি স্প্যামের জন্য আরও সফলভাবে চেক করা হয়৷
কর্মচারীদের জন্য অ্যাকাউন্ট তৈরি করাও এখানে সহজ: শুধু নাম, ঠিকানা এবং প্রাথমিক পাসওয়ার্ড লিখুন। এই তথ্য আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করতে সাহায্য করবে। অ্যাকাউন্ট প্রশাসন আপনাকে কর্পোরেট সিস্টেমে ব্যক্তিগত ডেটা পরিবর্তন করতে, পাসওয়ার্ড এবং ব্যবহারকারীর স্থিতি পরিবর্তন করতে দেয়।
"Yandex" আপনাকে 1000টি পর্যন্ত মেইলিং ঠিকানা তৈরি করতে দেয়, তাদের মালিকদের ডিস্ক স্পেস এবং অন্যান্য পরিষেবাগুলি একজন সাধারণ ব্যবহারকারী হিসাবে ব্যবহার করতে পারে৷ এবং প্রশাসক গণ মেইলিং এবং চ্যাট, ঠিকানা উপনাম এবং একক সাইন-অন তৈরি করতে পারেন৷
ফলাফল
একটি প্রতিনিধিত্বমূলক এবং দৃঢ় দল তৈরির পথে একটি কর্পোরেট মেইল তৈরি করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ গ্রহণ করা যা স্বীকৃত এবং ব্যবসা করতে চায় যা অর্জন করতে প্রতিটি উচ্চাকাঙ্ক্ষী কোম্পানির চেষ্টা করা উচিত। এবং এটির জন্য বড় বিনিয়োগের প্রয়োজন নেই: ইন্টারনেটের ক্ষেত্রে দুটি বৃহত্তম কোম্পানির মেল হোস্টিং ব্যবহার করেপ্রযুক্তি, আপনি আপনার নিজস্ব কর্পোরেট মেইল সিস্টেম সংগঠিত করতে পারেন। তদুপরি, যদি বিনামূল্যের "ইয়ানডেক্স" এর বিধিনিষেধগুলি কোম্পানির জন্য বাস্তব হয়ে ওঠে, তবে অর্থপ্রদানের পরিষেবা G Suite-এর সাথে ব্যথাহীন একীকরণের সম্ভাবনা রয়েছে, যেখানে এই ত্রুটিগুলি সরানো হয়েছে৷
