ই-মেইল, কাগজের অক্ষরের তুলনায় বিপুল সংখ্যক সুবিধার কারণে, দীর্ঘকাল ধরে যোগাযোগের একটি প্রধান ধরনের হয়ে উঠেছে। যাইহোক, অন্যান্য অনেক প্রযুক্তিগত উদ্ভাবনের মতো, এই ধরনের যোগাযোগের নিজস্ব নিয়ম রয়েছে। ইন্টারনেট মেইলের মাধ্যমে যোগাযোগ জীবনের অনেক ক্ষেত্রে একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ হয়ে উঠেছে তা সত্ত্বেও, বেশিরভাগ ব্যবহারকারী ইমেলের উপাদানগুলি কী সেই প্রশ্নের উত্তর দিতে সক্ষম হবেন না৷
ব্যবহারকারীর দৃষ্টিকোণ থেকে ইমেল কাঠামো
ইমেল বার্তাগুলি পুরানো প্রজন্মের কাছে পরিচিত কাগজের চিঠিগুলির থেকে একই রকম এবং খুব আলাদা। কিন্তু ইমেল পরিষেবা নির্বিশেষে, ইমেল গঠন সবসময় একই। আসুন একটি ইমেলের উপাদানগুলির তালিকা করি, তাদের প্রত্যেকটির সংক্ষিপ্ত বর্ণনা করি:
- ক্ষেত্র "প্রতি"। এই ক্ষেত্রটিতে প্রাপকের ঠিকানা রয়েছে। একাধিক প্রাপক থাকলে সেমিকোলন দিয়ে আলাদা করুন।
- "বিষয়" ক্ষেত্র। অনেক মেল পরিষেবাতে, এটি বাধ্যতামূলক বলে মনে করা হয়। এবং ব্যবহারকারীদের জন্য চিঠিটি খুঁজে পাওয়া সহজ হবে যদি বিষয়টি সঠিকভাবে নির্দেশিত হয়।
- চিঠির অংশ। ইমেলের মূল অংশে মূল পাঠ্য রয়েছে৷
লুকানো ইমেল উপাদান
আমরা চিঠির দৃশ্যমান গঠন দেখেছি। কিন্তু খালি চোখে দৃশ্যমান উপাদানগুলি ছাড়াও, নিম্নলিখিত ক্ষেত্রগুলিও একটি ইমেলের উপাদানগুলির জন্য দায়ী করা যেতে পারে:
- কার থেকে (এই ক্ষেত্রটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্ণ হয়);
- কপি (মূল ঠিকানার পাশাপাশি, চিঠির একটি অনুলিপি অন্য কাউকে পাঠানো হয়);
- ব্লাইন্ড কপি (প্রধান ঠিকানাকে না জানিয়ে চিঠির কপি পাঠানোর প্রয়োজন হলে ব্যবহার করা হয়);
- সংযুক্তি।
প্রযুক্তিগত দৃষ্টিকোণ থেকে ইমেল উপাদান
একটি প্রযুক্তিগত দৃষ্টিকোণ থেকে, যেকোনো ইমেলে নিম্নলিখিত উপাদানগুলিও অন্তর্ভুক্ত থাকে:
- শিরোনাম, বা, যেমন এগুলিকেও বলা হয়, SMTP প্রোটোকলের খাম৷ এই শিরোনামগুলি ইমেলের মূল অংশে অন্তর্ভুক্ত হতে পারে বা নাও থাকতে পারে। অর্থাৎ, একটি পরিস্থিতি সম্ভব যখন মেল সার্ভারে বার্তার বডিতে নির্দেশিত তথ্যের চেয়ে বেশি তথ্য থাকে। হেডারে প্রেরকের ঠিকানা, প্রাপক এবং প্রেরণকারী হোস্টের ঠিকানা রয়েছে।
- বার্তাটি নিজেই, যা SMTP প্রোটোকলের ভাষায়ডেটা বলা হয়। এটি, ঘুরে, উপবিভক্ত:
- চিঠির শিরোনাম - কাগজের মেইলের সাথে সাদৃশ্য অনুসারে, এতে চিঠিটি যে মেল সার্ভারগুলি দিয়ে গেছে তার তথ্য এবং কিছু অন্যান্য তথ্য রয়েছে;
- অক্ষরের মূল অংশ - চিঠির পাঠ্য।
ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য ই-মেইল কাঠামো
যদি এখনও পর্যন্ত আমরা প্রযুক্তিগত দৃষ্টিকোণ থেকে একটি ইমেলের গঠন সম্পর্কে কথা বলেছি, তাহলে এখন ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য একটি সুলিখিত ইমেলের উপাদানগুলি দেখুন, কারণ প্রতিটি স্ব-সম্মানিত কোম্পানি মেনে চলার চেষ্টা করে যোগাযোগের সাধারণভাবে স্বীকৃত মান সহ।
যদিও ইলেকট্রনিক বার্তার বিভিন্ন শ্রেণীবিভাগের একটি বড় সংখ্যা রয়েছে, তবে ডিজাইনের কাঠামো অনুসারে সেগুলি দুটি গ্রুপে বিভক্ত। প্রথম গ্রুপটি যোগাযোগের চিঠি, সেগুলি কাজের সময় ব্যবহৃত হয়। দ্বিতীয়টি হল চুক্তির অক্ষর: বার্তাগুলি যা মিটিংকে সংক্ষিপ্ত করে, কাজ সমাপ্তির সময়সীমা এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলিকে নির্দেশ করে প্রতিটি পক্ষের কাছ থেকে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি স্পষ্ট করার জন্য৷
আসুন প্রতিটি ধরণের ইমেলের উপাদান আলাদাভাবে তালিকাভুক্ত করি।
চিঠি-যোগাযোগ
এর কাঠামোতে অবশ্যই অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে:
- ইমেইলের বিষয়। এই ক্ষেত্রে, আপনি হোস্টের কাছ থেকে ঠিক কী আশা করেন তা নির্দেশ করা ভাল, যেমন একটি মিটিংয়ের সময় সম্মত হওয়া, বিবেচনা করার মতো বিষয়গুলির একটি তালিকা এবং আরও অনেক কিছু৷
- শুভেচ্ছা। চিঠিটি বেশ কয়েকজনকে পাঠানোর পরিকল্পনা থাকলেও,ব্যবসায়িক যোগাযোগের নৈতিকতা সম্বোধনকারীদের বাধ্যতামূলক অভিবাদন বোঝায়।
- বার্তা সামগ্রী। ইমেলের প্রকৃত পাঠ্য, যা অনুরোধটি যথাসম্ভব নির্দিষ্টভাবে বর্ণনা করে।
- কর্পোরেট স্বাক্ষর। একটি পয়েন্ট যা অনেক মানুষ ভুলে যায়। একটি সঠিকভাবে রচিত স্বাক্ষর টেমপ্লেটে লেখকের পুরো নাম এবং অবস্থান, তার যোগাযোগের তথ্য (ফোন নম্বর, কোম্পানির ওয়েবসাইটের লিঙ্ক, ইমেল, ইত্যাদি) অন্তর্ভুক্ত থাকে। প্রতিষ্ঠানের গৃহীত নিয়ম ও প্রবিধানের উপর নির্ভর করে স্বাক্ষর পরিবর্তিত হতে পারে।
- ক্ষেত্র "প্রতি" এবং "Cc"। সেগুলি একটি কারণে সর্বশেষ তালিকাভুক্ত করা হয়েছে - শেষটিতে সেগুলি পূরণ করে, আপনি একটি অসমাপ্ত বা যাচাই করা বার্তা পাঠানোর সম্ভাবনা বাদ দেবেন৷
চুক্তির চিঠি
উপরে উল্লিখিত হিসাবে, এই ধরনের ইলেকট্রনিক বার্তাটি মিটিং এর ফলাফলের যোগফল, প্রতিটি পক্ষের জন্য কর্ম পরিকল্পনা নির্দেশ করতে এবং সময়সীমা ঠিক করতে ব্যবহৃত হয়। এই ধরনের চিঠিগুলি মিটিংগুলির এক ধরণের "প্রটোকল" এবং আপনাকে সুবিধাজনকভাবে তথ্য গঠন করতে দেয়। এই ধরনের একটি চিঠি পরিকল্পনা অনুযায়ী নির্মিত হয়েছে:
- শুভেচ্ছা। চিঠিতে সংক্ষিপ্ত মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা কম হলে, আপনি নাম অনুসারে প্রত্যেককে তালিকাভুক্ত করতে পারেন বা একটি সাধারণ ধরনের অভিবাদন ব্যবহার করতে পারেন।
- মিটিংয়ের উদ্দেশ্য পুনরাবৃত্তি করুন, যার ফলাফল চিঠিতে সংক্ষিপ্ত করা হয়েছে।
- মিটিং চলাকালীন আলোচনা করা বিষয়গুলির তালিকা৷ প্রতিটি ইস্যুতে, চুক্তি, সিদ্ধান্ত এবং বাস্তবায়নের সময়সীমা নির্দেশিত হয়৷
- এমন সমস্যার তালিকা যার জন্য জরুরী সমাধানের প্রয়োজন নেই, কিন্তু উপেক্ষা করা উচিত নয়।
- মিটিং অংশগ্রহণকারীদের মতামত পরিষ্কার করা - সবকিছু কি বিবেচনায় নেওয়া হয়েছে?
- টেমপ্লেট স্বাক্ষর।
